第七章 宴会营销（3）（2/2）

  厨房依据宴会通知单上顾客所订的菜色进货，并做好宴会前的准备工作。

    宴会服务单位依据宴会通知单上的需求和设计图进行摆设，并做好宴会前的准备，包括人力需求、工作计划及服务流程等。

    饮务部按照顾客需要准备酒和饮料。

    保安部依照顾客要求，指派安全人员至礼金台协助保护礼金，并协助疏散宴会进场和散场时的人群。

    推广部帮助顾客制作海报。

    总而言之，宴会通知单是一个部门与部门之间的沟通渠道。它在顾客的要求与各单位的工作准备当中，直接搭起一座桥梁，以确保部门间彼此快速、直接地传达信息，从而获得最佳的工作效率。

    五、再次确认

    营销人员在与顾客谈妥所有宴会细节之后，才开始对内发布宴会通知单，所以通知单上所传达的信息大致上并无问题。但顾客有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等。为适应这种临时变更，营销人员应该在宴会举办前一周，再与顾客确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降至最低。

    提醒您

    在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照宴会通知单所述进行；但若顾客对于宴会提出任何变更，营销人员就必须马上以宴会变更单通知各相关部门。

    宴会变更单上须详细写明宴会原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目。这样各部门可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。

    另外，使用变更单明确传达宴会信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以可有效避免各部门互相推诿责任。

    【工具】

    宴会变更单

    发文日期：年月日

    宴会名称：

    日期：场地：

    联络人：电话：

    变更项目原案修定为

    日期

    时间

    人数／桌数

    场地

    餐价

    续表

    □其他变更项目□增加项目

    宴会销售组：

    □总经理□餐饮部□宴会部□财务部□工程部

    □西厨□信用部□饮务部□餐务部□保安部

    □采购部□中厨□花房□美工冰雕□前厅部

    六、各部门工作计划的拟订

    针对宴会中所牵涉的所有工作事项，如宴会准备的前置工作、宴会进行中的工作分配与人力调度，以及宴会结束的复原工作等，各部门应制订工作计划，以便顺利开展宴会工作并明确责任。具体细节在此不细述。

    七、追踪

    宴会结束后，营销人员要亲自拜访或打电话给顾客表达感谢之意，并追踪顾客对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处。

    提醒您

    所有追踪的结果均应列入记录并存档，以作为将来评核改善成果的参考，同时也可作为此顾客下次光临时应特别注意的服务咨询，以帮助酒店提供更高品质的服务。